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Online Veranstaltungsmanager und Buchungssystem

Veranstaltungen - Administrationsübersicht

Hier können Sie Veranstaltungen bzw. Events anlegen, bearbeiten und löschen.

Rechts oben sehen Sie den Filterbereich.

[1] Hier können Sie die Ansicht auf eine Modulgruppe beschränken und / oder mit [2] nach einem Suchbegriff suchen.

Moduladmins sehen nur die für sie freigeschalteten Modulgruppen.

[grünes Plus-Symbol] NEUES Event (ohne Vorlage) anlegen.

[blauer Kasten] Diese Listen ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick. Die Liste kann userspezifisch angepasst werden. Die Konfiguration steht in der Datei "userspezifisch_listen\_listendefinition.php".

[3] Diese Schaltflächen ermöglichen Ihnen das Umschalten zwischen den aktuellen Events und den bereits gelaufenen. Die bereits gelaufenen Events werden nach Jahren gefiltert dargestellt.

[4] Kopierfunktion. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Event zu erstellen. Sie erhalten eine exakte Kopie des gewählten Eintrags inkl. aller Beschreibungen. Nicht kopiert werden, die in der "Referentenkonsole" zugewiesenen Dateien. Wenn Sie Dateien und Bilder haben, welche kopiert werden sollen, binden Sie diese in der Beschreibung ein. Dies können Sie per direkter Verlinkung oder per dynamischer Variable tun.

[grünes Rechteck unter Nr4]: Änderungen erlauben / verbieten: Nach dem Buchen haben Ihre Kunden die Möglichkeit, bis zum Buchen des Zahlungseingangs, Änderungen an der Buchung vorzunehmen bzw. diese wieder zu stornieren. Klicken Sie auf das Rechteck, wenn Sie dies für eine bestimmte Veranstaltung unterbinden möchten. Unterbindet auch änderungen an gebuchten Einzelveranstaltungen bzw. Buchungen von Forenbeiträgen bei Hausmessen/Kongressen.

Privatecode: Erscheint, wenn es sich um eine nicht öffentliche Veranstaltung handelt. Dies ist der Fall, wenn Sie in der Veranstaltungskonfig einen Code hinterlegt haben. Klicken Sie auf das Symbol, um den hinterlegten Schlüssel zu sehen. Den Code können Sie kopieren und den berechtigten Personen per E-Mail zusenden. Diese Personen sehen nur Veranstaltungen, welche diesen Schlüssel haben.

[5] Löschfunktion. Löscht das gewählte Event. Sobald sich ein Teilnehmender angemeldet hat, kann ein Event nicht mehr gelöscht werden.

[6] Sichtbarkeitseinstellung. Hier können Sie bestimmen, ob das Event bereits für die Öffentlichkeit sichtbar sein soll oder nicht. Bei der Neuanlage oder einer Kopie wird der Eintrag immer auf "nicht sichtbar" gesetzt, da VerMa davon ausgeht, dass Sie noch Änderungen am aktuellen Eintrag vornehmen werden. Nicht sichtbare Einträge sind in der Liste rot hinterlegt.

[7] Referierende | Sponsoren | Helfende zuweisen. Hier können Sie dem Event einen oder mehrere Referierende, Sponsoren und Helfende zuweisen.

Sobald sich eine Person angemeldet hat, erscheinen weitere Symbole. Eine graue Liste symbolisiert, dass sich jemand angemeldet hat und ermöglicht Ihnen das Aufrufen der Teilnehmerliste, auf der auch die Wartelisteneinträge zu sehen sind. Am Ende der Teilnehmerliste befindet sich bei Events, bei denen eine Zusazfrage definiert wurde wie beispielsweise die Frage nach der T-Shirtgröße bei Stadtläufen, ein Verweis auf die Teilnehmerliste mit den Antworten der Teilnehmenden. Die Antworten geben die Teilnehmenden bei der Anmeldung zum Event. Wenn keine Zusatzfrage gewünscht oder benötigt wird, lassen Sie dieses Feld bitte leer.

Die Teilnahmeliste zeigt die aktuell angemeldeten Personen und gibt Auskunft darüber, ob diese bereits bezahlt haben oder nicht und ermöglicht es dem Admin, den Zahlungeingang direkt auf der Liste (durch Anklicken des Geld-Symbols) zu bestätigen und die Buchung zu stornieren bzw. den Teilnehmenden eine Mail zu senden, die im System dokumentiert wird (sinnvoll für Mahnungen). Am Ende der Teilnahmeliste befindet sich eine Zusammenfassung der Daten zum Event, sowie eine Exportfunktion der Anmeldedaten zur Verarbeitung in einem externen Programm (z.B. für Serienbriefe) und eine Anwesenheitsliste, die Sie den Referenten ausdrucken können (z.B. um Unterschriften der Teilnehmer zu bekommen).

Wenn Sie die Mailfunktion aus der Event/Kursübersicht aufrufen, werden alle Teilnehmenden des Events angeschrieben. Beim Anklicken des Mailsymbols in einer Teilnahmeliste bzw. Warteliste, wird die e-Mail nur an die betreffenden Personen gesendet.

Sollte jemand seine Buchung stornieren, rückt automatisch die nächste Person von der Warteliste nach. Diese wird per eMail informiert. Als Administrator können Sie Teilnehmende von der Warteliste löschen, diese anschreiben oder einen oder mehrere Teilnehmer von der Warteliste direkt in die Veranstaltung als gebucht übernehmen.

Achtung: Vom Administrator übernommene Teilnehmende aus der Warteliste können zu einer Überbuchung des Events führen!

[9] URL: Wird angezeigt, wenn der Veranstaltung ein weiterführender Link hinzugefügt wurde - z.B. eine Google-Maps location oder eine Info-Website.

[10] Einzeltermine. Über dieses Symbol können Sie Einzeltermine anlegen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

[11] Budget / Kassenbuch: Springt beim Anklicken direkt zur Budget-Übersicht der Veranstaltung. Bedingung ist, dass die Budgetübersicht aktiviert ist.

[12] Klicken Sie hier, um die Parameter des Events zu bearbeiten.

[13] Eventbezeichnung. Klicken Sie hier, um eine Eventbeschreibung für Ihre Kunden zu hinterlegen. Wahlweise kann auch ein Bild, eine Datei oder dynamische Platzhalter eingefügt werden.

Veranstaltungsparameter - Nach Klick auf [12]

Die Kurzbezeichnung wird automatisch vom System vergeben und sollte nur von Ihnen manuell erfasst werden, wenn dies für Ihre Veranstaltungsorganisation wichtig ist.

Wählen Sie die Eventgruppe, der die Veranstaltung zugewiesen werden soll.

[Art der Veranstaltung]

Optional wählbar. Möglich (hybrid, online, präsenz, nicht gewählt)

[Titel der veranstaltung]

Frei wählbarer Titel. Max. 255 Zeichen.

[Website]

Optionale Verlinkung auf eine zur Veranstaltung passende Website.

[PIN]

Optionaler Pin (Zahlen, Buchstaben). Wenn dieser vergeben ist, ist die Veranstaltung für jeden sichtbar, kann aber nur gebucht werden, wenn der PIN bei der Buchung korrekt eingegeben wird.

[Privatecode]

Gedacht, wenn Sie nicht wünschen, dass eine Veranstaltung sichtbar ist. Sobald hier ein Privatecode hinterlegt ist, kann diese Veranstaltung nur von Personen gebucht werden, welche diesen Code kennen. Klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht auf das Symbol mit dem roten Koffer und dem Schlüssel, um den zur Weitergabe vorbereiteten Code zu kopieren.

Per Klick auf dieses Symbol können Sie Bereiche aufklappen, in denen Ihnen passende Informationen zu den jeweiligen Feldern angeboten werden. Diese können per Doppelklick übernommen werden.

Definieren Sie, wann die Veranstaltung startet, bis wann sie geht und bis wann diese buchbar sein soll. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Datum zu wählen, auf das rote "X", um den Termin zu löschen und auf das graue Kopiersymbol, um von-Termin bzw. bis-Termin zu übernehemen.

Erfassen Sie die Start- und Endezeit der Veranstaltung. Dies ist für die ICS-Kalendereinträge und für die Darstellung der Termine wichtig.
ICS-Kalenderdateien werden nicht zur Verfügung gestellt,

wenn die Von- und Bis-Zeit identisch ist
wenn es sich um mehrtägige Veranstaltungen handelt
Wenn es um einen Eintrag bzw. das Nachrücken auf/von Warteliste geht

Um bei mehrtägigen Veranstaltungen ICS-Kalendereinträge zu erhalten, verwenden Sie bitte Einzeltermine.

[Teilnehmerdaten]

Definiert, welche minimale Teilnehmerzahl gegeben sein muss, damit eine Veranstaltung stattfindet und welche max. Anzahl an Buchungen von VerMa erlaubt werden soll. Als ADMIN sind manuelle Überbuchungen möglich.

Setzen Sie diese Zahl der max.Teilnehmer auf (0), wenn keine online Buchung möglich sein soll. Der Termin wird dennoch gelistet.

[Warteliste]

Definiert, ob es eine Warteliste geben soll oder nicht und wie groß diese werden darf.

[ORT der Veranstaltung]

Wiederkehrende Veranstaltungsorte können Sie unter "Eigene Kataloge" einmalig erfassen und mit nur einem Klick übernehmen.

[Anmeldebestätigung]

Sie können bis zu 5 Texte unter "Administration/Hilfstexte" bei den Variablen bes01 bis bes05 hinterlegen. Diese werden dann hier (in der Event-Parameter-Maske) angezeigt und können per Doppelklick übernommen werden. Der unter Anmeldebestätigung erfasste Text ist Teil der E-Mail, welche Ihre Kunden als Buchungsbestätigung erhalten.

ICS-Kalendereintrag

Sofern dies in der Konfiguration eingestellt ist, kann VerMa zusammen mit der Anmeldebestätigung einen Kalendereintrag an den Kunden senden. Diesen kann der Kunde dann einfach in seinen Kalender übernehmen. (Getestet mit MS-Outlook und Android)

[Zusatzfragen]

Es können je Veranstaltung bis zu 2 Zusatzfragen definiert werden, die bei der Buchung abgefragt werden. Die Eingabe ist nicht verpflichtend. Diese Zusatzfragen werden aktuell nicht abgefragt, sofern der Kunde über eine Warteliste nachrückt!

Optionaler Eintrag. Wenn hier eine Mailadresse hinterlegt wird, so wird diese in der Detailansicht im Kopf auf die Schaltfläche "Haben Sie Fragen" für Kunden hinterlegt.

Optional können die Fragen so gestaltet werden, dass VerMa automatisch eine Dropdown-Abfrage daraus macht (z.B: um eine eindeutige Antwort zu erhalten)

Die Form der Eingabe muss folgendem Muster entsprechen:

#OPTION#Auswahl_1|Auswahl_2|Auswahl_3|Auswahl_x

Die Antworten (Auswahl_1 bis x ) dürfen keine Umlaute und keine Sonderzeichen enthalten.
Der Begriff am Anfang (#OPTION#) darf nicht verändert werden. Die Antworten müssen mit einem Pipe "|"-Zeichen abgegrenzt werden.

[Zufriedenheitsumfrage]

In der Auswahl (Dropdownmenü) erscheinen die Umfragen, welche im Anlageformular frei geschaltet wurden (grüne Ampel).

Die Umfrage kann erst versendet werden, wenn die Veranstaltung stattgefunden hat. Dort wird unterhalb der Spalte "Funktionen" ein roter Balken angezeigt, wenn noch keine Umfrage per Mail versendet wurde oder grün, wenn die Umfrage bereits versendet wurde.

[Teilnahmebescheinigungen]

VerMa stellt Ihren Teilnehmenden automatisiert nach Veranstaltungsende (Hauptmenü/gebuchte Veranstaltungen (vergangene Buchungen) eine individualisierte Teilnahmebescheinigung zum Download zur Verfügung.

Damit eine Teilnahmebescheinigung offeriert werden kann, muss in der Seitenverwaltung (Administration/Veranstaltungen [Parameter]) eine Vorlage für die Bescheinigung gewählt werden (finden Sie am Ende der Seite). Im Dropdown erscheinen alle zur Verfügung stehenden Vorlagen, die zuvor unter "Administration / Seiten" unterhalb der Rubrik "Teilnahmebescheinigung" angelegt wurden. Sie können "beliebig" viele Vorlagen definieren.

Wenn Sie folgende Platzhalter in Ihrer Vorlage einfügen, werden diese Werte beim Erstellen der Teilnahmebescheinigung automatisiert ersetzt:

#ANREDE# fügt "Herr" / "Frau" ein

#TITEL# fügt den Titel des Kunden (falls vorhaden) ein

#NACHNAME# fügt den Nachnamen des Kunden ein

#VORNAME# fügt den Vornamen des Kunden ein

#VERANSTALTUNG# fügt den Namen der Veranstaltung ein

#VON# fügt das Start-Datum der Veranstaltung ein

#bis# fügt das Ende-Datum der Veranstaltung ein

#KURZBEZEICHNUNG# fügt die Kurzbezeichnung der Veranstaltung ein

#MODULGRUPE# fügt die Modulgruppe ein, zu der die gewählte Veranstaltung gehört

[Teilnehmendenliste]

(Teilnehmerliste)

Parameter "verwende_teilnehmendenlisten": Setzen Sie den Wert des Parameters auf "Ja" und legen Sie eine Seite in der Rubrik "Für alle sichtbar aber im Menü nicht gelistet" mit dem Namen "Teilnehmerliste (Vorlage)" an. Setzen Sie die Seite auf "nicht sichtbar", damit sie nicht in der Suchmaschine gefunden wird. Diese Seite können Sie individuell gestalten und die bekannten dynamischen Variablen verwenden. An der Stelle, wo die Teilnehmerliste angezeigt werden soll, schreiben Sie bitte "#TEILNEHMERDATEN#". Die Formatierung erfolgt zentral gesteurt und kann nicht individuell angepasst werden.

Die Liste wird nur Administrierenden angezeigt und Kunden, welche selbst damit einverstanden sind, auf der Liste zu stehen.

Hinweis:
Wartelisten von Veranstaltungen die älter als 365 Tage sind, werden automatisch beim Aufruf des Dashboards bereinigt (gelöscht).