»VerMa«
Online Veranstaltungsmanager und Buchungssystem
Einlassmanagement
Dieses Modul wurde dazu entwickelt, um bei größeren Veranstaltungen den Einlass (aber auch das Verlassen des Gebäudes) zu dokumentieren. Kunden, erhalten im Zuge der Buchung eine "Eintrittskarte" bzw. einen QR-Code per E-Mail, der am Empfang vorgelegt und vom Servicepersonal gescannt werden kann. VerMa prüft beim Scannen, ob die Eintrittskarte für eine laufende Veranstaltung gültig ist. Wenn ja, wird der Zugang beim Scannen dokumentiert. Ungültige Codes werden rot signalisiert bzw. gültige Codes, welche jedoch für einen anderen Tag sind - blau dargestellt.
Wenn Sie das Einlassmanagement verwenden, müssen Sie keine zusätzliche Anwesenheit erfassen und können direkt Teilnahmebescheinigungen zum Download anbieten oder Evaluationsumfragen (ohne manuelle Nachbuchungen der Anwesenheit) versenden.
Um das Modul "Einlassmanagement" zu verwenden, muss der Parameter "einlassmanagement_verwenden" auf "Ja" gesetzt sein.
Das Einlassmanagement wird Administrierenden und Usern der Gruppe "Büro / Helfende" im Menü als "Einlass-Checkpoint" angezeigt.
Nach dem Aufruf der Maske wählen Sie bitte den Ein-oder Ausgang, an dem Sie arbeiten. Die Standorte werden in Kalog Nr.6 gepflegt.
Auf Wunsch kann das Fenster mittels Klick auf die Schaltfläche "Fenster abdocken" abgedockt werden, um alle Scaninformationen im Vollbild-Modus zu sehen. Für den Scan der QR-Codes benötigen Sie einen gängigen QR-Code Scanner.
An den Scanner werden keine besonderen Anforderungen gestellt. Er muss lediglich QR-Codes lesen können.
Die eigentliche Scanmaste sieht wie folgt aus:
[1] Hier muss der Cursor blinken, wenn Sie QR-Codes vom Handy oder einer gedruckten Eintrittskarte scannen. Im Zweifelsfall klicken Sie auf [3] Scanfokus setzen. Gescannte Tickets werden automatisch auf "Anwesend" bzw. gebucht gesetzt und dokumentiert.
Um direkt nach einem Namen bzw. Mailadresse eines Gastes zu suchen, können Sie das Feld [2] verwenden. Teile von Namen und Mailadressen sind möglich. Die gefundenen Kunden werden am Ende der Seite angezeigt. Im Gegensatz zum Scan erwartet das System bei manuell gesuchten Personen, dass sie bei der korrekten Person auf [4] "buchen" klicken, um die Anwesenheit zu bestätigen.
Eintrittskarte(n):
Werden bei der Buchung eines Events automatisch versendet, sofern dieses Modul verwendet wird. Ihre Gäste können die Eintrittskarten aber auch selbst im Bereich "gebuchte Veranstaltungen" nachträglich herunterladen.
Optional können Sie (je Event) einen Zusatztext mit einer Info auf der Eintrittskarte (Ticket) anzeigen lassen.
Legen Sie hierzu unter "Administration/Seiten bearbeiten" im Bereich "Infotext auf dem Ticket" eine Seite an und geben Sie einen Text ein.
Vergeben Sie unter "Eigenschaften" einen Sprechenden Namen und hinterlegen Sie den gewünschten Infotext unter "Seite bearbeiten". Bitte beachten Sie, dass in diesem Text keine Bilder enthalten sein dürfen. Wenn Sie Bilder benötigen, wird der Upload eines Dokuments empfohlen, dessen Link Sie im Text hinterlegen können.
Nachdem Sie den Infotext erstellt haben, können Sie diesen einem odere mehreren Events zuweisen, damit er dort auf den Tickets erscheint.
Dies erfolgt am Ende der Seite mit den Eventdaten (Administration/Veranstaltungen)
Hinweis: Der Infotext sollte erstellt werden, bevor die ersten Teilnehmenden Personen buchen, da er sonst nicht auf deren Tickets erscheint.