Onlinehilfe für den Eventmanager »VerMa«
Veranstaltungen - Administrationsübersicht

Hier können Sie Events anlegen, bearbeiten und löschen.

Rechts oben sehen Sie den Filterbereich. Hier können Sie die Ansicht auf eine Modulgruppe beschränken (1) und / oder mit (2) nach einem Suchbegriff suchen.

(3) Diese Listen ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick.

(4) und (5) ermöglichen Ihnen das Umschalten zwischen den aktuellen Events und den bereits gelaufenen. Die bereits gelaufenen Events werden nach Jahren gefiltert dargestellt.

(6) Kopierfunktion. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, ein Event zu erstellen. Sie erhalten eine exakte Kopie des gewählten Eintrags.

(7) Löschfunktion. Löscht das gewählte Event. Sobald sich ein Teilnehmer angemeldet hat, kann ein Event nicht mehr gelöscht werden.

(8) Sichtbarkeitseinstellung. Hier können Sie bestimmen, ob das Event bereits für die Öffentlichkeit sichtbar sein soll oder nicht.

(9) Referent zuweisen. Hier können Sie dem Event einen oder mehrere Referenten zuweisen.

Sobald sich ein Teilnehmer angemeldet hat, erscheinen weitere Symbole. Eine graue Liste symbolisiert, dass sich jemand angemeldet hat und ermöglich Ihnen das Aufrufen der Teilnehmerliste. Am Ende der Teilnehmerliste befindet sich bei Events, bei denen eine Zusazfrage definiert wurde wie beispielsweise die Frage nach der T-Shirtgröße bei Stadtläufen, ein Verweis auf die Teilnehmerliste mit den Antworten der Teilnehmer. Die Antworten geben die Teilnehmer bei der Anmeldung zum Event.

Wenn keine Zusatzfrage gewünscht oder benötigt wird, lassen Sie dieses Feld bitte leer.

Die Teilnehmerliste zeigt die aktuell angemeldeten Teilnehmer und gibt Auskunft darüber, ob diese bereits bezahlt haben oder nicht und ermöglicht es dem Admin, den Zahlungeingang direkt auf der Liste (durch Anklicken des Geld-Symbols) zu bestätigen und ermöglicht es dem Admin, die Buchung des Teilnehmers zu stornieren bzw. dem Teilnehmer eine Mail zu senden, die im System dokumentiert wird (Sinnvoll für Mahnungen). Am Ende der Teilnehmerliste befindet sich eine Zusammenfassung der Daten zum Event, sowie eine Exportfunktion der Anmeldedaten zur Verarbeitung in einem externen Programm (z.B. für Serienbriefe) und eine Anwesenheitsliste, die Sie dem Referenten ausdrucken können (z.B. um Unterschriften der Teilnehmer zu bekommen).

Wenn Sie die Mailfunktion aus der Event/Kursübersicht aufrufen, werden alle Teilnehmer des Events angeschrieben. Beim Anklicken des Mailsymbols in einer Teilnehmerliste bzw. Warteliste, wird die e-Mail nur an den betroffenen Teilnehmer gesendet.

Sollte ein Teilnehmer seine Buchung stornieren, rückt automatisch der nächste Teilnehmer von der Warteliste nach. Dieser wird per eMail informiert. Als Administrator können Sie Teilnehmer von der Warteliste löschen, diese anschreiben oder einen oder mehrere Teilnehmer von der Warteliste direkt in die Veranstaltung als gebucht übernehmen. Achtung: Vom Administrator übernommene Teilnehmer aus der Warteliste können zu einer Überbuchung des Events führen!

(10) Klicken Sie hier, um die Parameter des Events zu bearbeiten. Der Titel wird zu dem unter (11) angezeigten Text.

(11) Eventbezeichnung. Klicken Sie hier, um eine Eventbeschreibung für Ihre Kunden zu hinterlegen. Wahlweise kann auch ein Bild eingefügt werden.

(12) NEUES Event (ohne Vorlage) anlegen.

ORT der Veranstaltung

Wiederkehrende Veranstaltungsorte können Sie unter "Eigene Kataloge" einmalig erfassen und mit nur einem Klick übernehmen.

Anmeldebestätigung

Seit Juni 2017 unterstützt VerMa einen Anmeldetext je Veranstaltung. So können Sie genauer auf die Bedürfnisse der jeweiligen Veranstaltung eingehen. Damit Sie diese Texte nicht jedesmal neu eingeben müssen, hilft Ihnen VerMa. Hinterlegen Sie Ihre Vorlagentexte unter "Hilfstexte". Sie können diese bei der Erstellung einer Veranstaltung dann mit einem Klick aufrufen und bei Bedarf noch individuell anpassen.

ICS-Kalendereintrag

Sofern dies in der Konfiguration eingestellt ist, kann VerMa zusammen mit der Anmeldebestätigung einen Kalendereintrag an den Kunden senden. Diesen kann der Kunde dann einfach in seinen Kalender übernehmen. (Getestet mit MS-Outlook und Android)

Zusatzfragen

Es können je Veranstaltung bis zu 2 Zusatzfragen definiert werden, die bei der Buchung abgefragt werden. Die Eingabe ist nicht verpflichtend. Diese Zusatzfragen werden nicht abgefragt, sofern der Kunde über eine Warteliste nachrückt!

Zufriedenheitsumfrage

In der Auswahl (Dropdownmenü) erscheinen die Umfragen, welche im Anlageformnular frei geschaltet wurden (gründe Ampel).

Die Umfrage kann erst versendet werden, wenn die Veranstaltung stattgefunden hat. Dort wird unterhalb der Spalte "Funktionen" ein Smillie angezeigt, das gelb ist, wenn noch keine Umfrage per Mail versendet wurd oder grün, wenn die Umfrage bereits versendet wurde. 

Max Teilnehmer

Wenn Sie die maximale Anzahl der möglichen Teilnehmer auf "0" setzen, so ist eine Veranstaltung nicht online buchbar. Dies ist sinnvoll, wenn Sie in der Beschreibung des Events eine Telefonnummer oder eine andere Kontaktart angeben, über die gebucht werden soll/kann oder wenn der Veranstaltungsbeitrag lediglich informativ ist.

Parameter

Folgende Parameter unterstützen Sie bei der Neuanlage von Events. Nutzen Sie diese, um die von Ihnen meistens verwendeten Werte, zu hinterlegen. Das erspart Ihnen viel Arbeit beim Anlegen von Events.

Teilnahmebescheinigungen

VerMa stellt Ihren Teilnehmern automatisiert nach Veranstaltungsende (Hauptmenü/gebuchte Veranstaltungen (vergangene Buchungen) eine individualisierte Teilnahmebescheinigung zum Download zur Verfügung.

Damit dem Kunden eine Teilnahmebescheinigung offeriert werden kann, muss in der Seitenverwaltung (Administration/Veranstaltungen [Parameter]) eine Vorlage für die Bescheinigung gewählt werden (finden Sie am Ende der Seite). Im Dropdown erscheinen alle zur Verfügung stehenden Vorlagen, die zuvor unter "Administration / Seiten" unterhalb der Rubrik "Teilnahmebescheinigung" angelegt wurden. Sie können "beliebig" viele Vorlagen definieren.

Wenn Sie folgende Platzhalter in Ihrer Vorlage einfügen, werden diese Werte beim Erstellen der Teilnahmebescheinigung automatisiert ersetzt: